VERI*FACTU, sistemas informáticos de facturación y facturación electrónica

Tras la publicación el 28 de octubre del 2024 de la Orden Ministerial HAC/1177/2024, así como anteriormente del Real Decreto 1007/2023 y la Ley 18/2022, son múltiples las dudas que hay acerca de la implantación del Sistemas Informáticos de Facturación (en adelante SIF), del sistema VERI*FACTU, así como de la Facturación Electrónica.

A continuación, tratamos de poner claridad de forma sucinta en la implantación de estas próximas obligaciones:

• Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU

El objetivo del SIF es obligar a todos los empresarios y profesionales a utilizar sistemas informáticos de facturación que sean inalterables, evitando software de doble uso que propicien la defraudación, así como la modificación u ocultación de facturas, sean facturas normales o simplificadas (tickets). Afecta, por tanto, únicamente a las facturas emitidas.

Será además necesario estos sistemas de facturación incluyan una Declaración Responsable del fabricante donde certifique que dicho sistema cumple con los diferentes requisitos. De lo contrario, de no contar con un sistema de facturación certificado, el régimen sancionador para el usuario es muy severo; multas fijas de 50.000,00 € por cada ejercicio.

Dentro del SIF, hay una opción que va más allá, y es el sistema VERI*FACTU (sistemas de facturas verificables), que desarrollaremos posteriormente. No obstante, esta opción, supone remitir todas esas facturas inalterables a una plataforma de la AEAT que las registra y conserva.

• ¿En qué consiste el SIF?

Como se ha indicado anteriormente, el SIF implica adaptar los programas de facturación a la nueva normativa, garantizando estos programas la integridad, conservación, legibilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas:

• • Cada factura generará un registro en formato fichero XML. En el propio programa de facturación, ese fichero será inalterable. El PDF posterior que se pueda generar de ese archivo XML es únicamente la representación gráfica de esa factura.
  • Las facturas emitidas tendrán que llevar incorporado un código QR con la información identificativa de la factura. A través de este código QR, con su simple lectura, cualquier cliente podrá proporcionar de forma voluntaria la información de dicha factura a Hacienda
  • Esas facturas tendrán que incluir una huella o “hash”. Esta última es un código alfanumérico de longitud fija, y consiste en que cada factura genera una huella única que incluye datos de las facturas anteriormente emitidas, de forma que cualquier modificación en determinados elementos de una factura afecta también la huella y, por tanto, revela que se ha producido una alteración.
  • Los registros de facturación deberán ser firmados electrónicamente, firma que vincula el documento con su emisor.
  • El SIF no supone remitir de forma directa los registros de facturación a la AEAT, pero sí implica que el programa de facturación se encuentre adaptado para la remisión a la AEAT en un formato estandarizado, en caso de procedimiento de comprobación/inspección.

•  ¿A quién afecta? ¿Quién queda excluido?

Afecta a todas aquellas personas o entidades que ejerzan una actividad económica; entendemos incluidos aquí a todas las sociedades, empresarios, profesionales, así como Comunidad de Bienes (o Entidades en régimen de atribución de renta). Y afecta tanto en la emisión de facturas como de facturas simplificadas (tickets).

Se entiende aquí también incluidos los no residentes que obtengan rentas a través de un establecimiento permanente en España

En cambio, salvo novedad en contrario, quedan excluidos:

• • Personas físicas que tengan inmuebles arrendados, y declaren estos arrendamientos como rendimientos de capital inmobiliario
  • Los empresarios que estén en el SII (Suministración de Información Inmediata) del IVA.
  • En el caso de que la facturación se produzca íntegramente de forma manual, así como la elaboración de los libros registros.
  • Quienes tributen en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA
  • Quienes tributen en el régimen especial del recargo de equivalencia y régimen especial simplificado del IVA
  • Aquellas entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades, mientras que aquellas que están parcialmente exentas solo estarán obligadas por las operaciones cuyas rentas deban ser objeto de integración en la base imponible del referido impuesto
  • Facturación por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes que se encuentren en el extranjero
  • Empresas domiciliadas en País Vasco y Navarra (ámbito foral), así como determinadas particularidades para Canarias, Ceuta y Melilla
  • Podrá ser objeto de exclusión temporal o permanente determinados sujetos pasivos o incluso sectores que, por su funcionamiento, puedan tener más complicaciones para adaptarse a esta futura obligación.

• Entrada en vigor

En principio la implantación del SIF estaba prevista para el 1 de julio de 2025. No obstante, desde el Ministerio de Hacienda se ha propuesto posponer su implantación con las siguientes fechas:

• • Para los sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades:1 de enero de 2026
  • Para el resto de obligados tributarios: 1 de julio de 2026

• ¿Puedo seguir facturando en PDF, Excel o Word? ¿Puedo seguir usando mi programa de facturación?

No, ya no se podrán emitir facturas en PDF, Word o Excel. El motivo es sencillo; los facturas en esos formatos pueden ser objeto de modificación o eliminación. La factura se ha de generar en formato XML. Posteriormente, la representación gráfica de esa factura se puede llevar a cabo en PDF

Los programas de facturación actuales podrán seguir siendo empleados, siempre y cuando dichos programas se adapten a la normativa actual. En principio estos programas tienen hasta el 29 de julio de 2025 para adaptarse a los nuevos requisitos.

No obstante, indicar que está previsto la creación por parte de la AEAT de una plataforma gratuita que permita dar cumplimiento al SIF/VERI*FACTU. Dicha plataforma en principio sólo podrá emitir Hasta un total de 100 facturas anuales.

• ¿Qué es VERI*FACTU?

Expuesto el SIF, hay una opción dentro de ese sistema que va más allá, y es el sistema VERI*FACTU (sistemas de facturas verificables), que implica:

1. 1. Prácticamente las mismas implicaciones que el SIF; los programas de facturación tendrán que garantizar la integridad, conservación, legibilidad e inalterabilidad de las facturas.
   2. Pero, además, implica la remisión de forma instantánea de los registros de facturas emitidas a la sede electrónica de la AEAT.
   3. En adición a lo anterior, todas las facturas emitidas tendrán que incluir una coletilla que de fe que la veracidad del contenido de esa factura puede ser verificable en la sede electrónica de Hacienda: la coletilla sería tal que así “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI FACTU”.

• Pero entonces, ¿para qué optar por el sistema VERI*FACTU?

Si bien es cierto que el sistema VERI*FACTU conlleva un control directo por parte de la AEAT de las facturas emitidas, existen determinadas ventajas que quizás así lo aconsejen:

• • Las sociedades ya no tendrán que llevar libro registro de facturas emitidas, pues dichas facturas se remiten automáticamente a la AEAT; la conservación de estas sería responsabilidad de dicho organismo
  • A consecuencia del anterior punto, al tener la AEAT todas tus facturas emitidas, la probabilidad de ser objeto de comprobación es menor.
  • Siendo a su misma vez, más fácil la cumplimentación de las obligaciones fiscales.
  • No resulta necesaria la incorporación de la firma electrónica en dichas facturas.
  • Los receptores de las facturas podrán descargar dichas facturas directamente de la AEAT, para así incorporarlas en sus libros registros, impulsando la automatización de procesos
  • Se entiende que habrá mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales, aumentando la confianza de los clientes y los consumidores.

• Facturación Electrónica

Si bien el SIF (así como VERI*FACTU) se dirige exclusivamente a los requisitos de los programas de emisión, conservación y/o transmisión a la AEAT de todas las facturas emitidas, la Facturación Electrónica va dirigido a regular la emisión, transmisión y recepción electrónica entre empresarios de las facturas. Es decir, por un lado, el SIF/VERI*FACTU regula los programas de facturación, y, por otro, la facturación electrónica se ciñe a regular la comunicación de esas facturas entre empresarios y profesionales.

• ¿En qué consiste la Facturación Electrónica?

La implantación obligatoria de la Factura Electrónica en España durante los próximos años va a suponer un cambio radical en la forma de operar y comunicarse entre los sujetos pasivos con actividad económica:

• • La Factura Electrónica no resulta de aplicación a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales, sino únicamente facturas entre empresarios y profesionales.
  • La emisión de esas facturas ha de ser en un formato estandarizado (XML), de forma que sea legible para el resto de los sistemas informáticos.
  • Control de la morosidad. En ese formato XML se informa de forma progresiva del estado de la factura, en especial en lo relativo al pago. El no dar cumplimiento a los plazos de pago limitará el acceso a subvenciones, así como a la contratación pública, entre otras medidas. Este control no requerirá de una implicación activa del acreedor.
  • Para la emisión y recepción de esas facturas, está prevista la creación de una plataforma de intercambio de facturas, plataforma que sea pública o privada, suministrará de forma inmediata dicha información a la AEAT.
  • Los registros de facturación deberán ser firmados electrónicamente, firma que vincula el documento con su emisor.
  • Los receptores de las facturas podrán automatizar la incorporación de esas facturas a sus libros registros, impulsando la automatización de procesos

• ¿A quién afecta? ¿Quién o que operaciones quedan excluidas?

Como se ha indicado anteriormente, la Factura Electrónica no aplica a facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales, sino únicamente a facturas entre empresarios y profesionales, de todo el ámbito nacional, sin excluir a territorios forales u otras singularidades.

No obstante, resulta de interés enumerar determinadas operaciones que, salvo novedad en contrario, quedan excluidas:

• • Aquellas operaciones donde se emitan facturas simplificadas (tickets)
  • O donde se emita una factura de forma voluntaria, sin ser obligatorio
  • Cuando nos encontremos ante operaciones intracomunitarias y extracomunitarias
  • Cuando el destinatario de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en nuestro país un establecimiento permanente, o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.
  • Podrá ser objeto de exclusión temporal o permanente determinados sujetos pasivos o incluso sectores que, por su funcionamiento, puedan tener más complicaciones para adaptarse a esta futura obligación.

• Entrada en vigor

A efectos del cumplimiento de esta nueva obligación, la ley remite a un futuro Reglamento que establecerá los requisitos de desarrollo, donde habrá dos plazos:

• • Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual sea superior a 8 millones de euros, el plazo para la implementación de la Facturación Electrónica comenzará al año de aprobarse el Reglamento.
  • Para el resto de los empresarios y profesionales: a los dos años de aprobarse el citado Reglamento.
  • Las personas físicas tendrán hasta 3 años para cumplir con la obligación de comunicar en tiempo real el estado de las facturas que reciben.

Por tanto, queda esperar a que el indicado Reglamento sea aprobado.